READ.ID – Sekretaris Daerah Kota Gorontalo Ismail Madjid menegaskan soal pentingnya peranan kearsipan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan, yang diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya.
Hal ini ditegaskan Sekda, saat membuka kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Penyusutan Arsip di lingkungan Pemerintah Kota Gorontalo, yang bertempat di Banthayo Lo Yiladia, Kamis (9/11/2023).
Menurut Sekda, seiring waktu kegiatan di dalam suatu organisasi tidak terlepas dari terciptanya sebuah arsip. Bahkan, kegiatan yang dilakukan oleh organisasi sejalan dengan tugas dan fungsinya akan menghasilkan informasi.
“Tentu, informasi ini menjadi sebuah rangkaian dari bukti kegiatan organisasi”, ungkap Ismail Madjid.
Sekda pun menjelaskan bahwa kegunaan arsip antara lain sebagai bukti kegiatan, kebijakan, dan transaksi organisasi.
Selain sebagai bukti, juga Arsip sendiri berguna sebagai aset bagi organisasi, karena mengandung nilai guna dan sebagai informasi untuk mengambil keputusan.
“Sehingga, perlu dikelola dengan baik dan sesuai dengan kaidah, agar informasi yang terkandung didalamnya tetap autentik dan tidak hilang”, jelas Sekda.
Ismail Madjid menambahkan, adapun salah satu kegiatan yang dilakukan dalam pengelolaan arsip adalah penyusutan arsip.
Hal ini tertuang dalam Peraturan Kepala ANRI No. 37 tahun 2016 Tentang Pedoman Penyusutan Arsip. Yaitu, kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Serta, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Diakui Sekda, pelaksanaan penyusutan arsip inaktif di lingkungan Pemerintah Kota Gorontalo saat ini belum memenuhi syarat dan kaidah arsip, yang disebabkan oleh minimnya pemahaman pengelola arsip terkait penyusutan arsip.
“Untuk itu, untuk mendapatkan pemahaman dan kerangka pemikiran pengelola arsip yang benar, terkait dengan optimalisasi pelaksanaan penyusutan arsip, maka diadakannya kegiatan bimbingan teknis ini di lingkungan Pemerintah Kota Gorontalo tahun 2023″, tandasnya.
